Guía del sistema Vitrina Raíz

Vitrina Raíz es la plataforma donde una inmobiliaria o un agente independiente lleva su operación completa: el inventario de inmuebles, el portafolio público que comparte con clientes, los interesados que llegan, los propietarios que le confían inmuebles y los arriendos que administra.

El punto de partida habitual no es la falta de herramientas, sino que están repartidas. El inventario vive en una hoja de cálculo que cada asesor copia por su lado; los interesados quedan en conversaciones de WhatsApp; los contratos, en carpetas; y las cuentas del arriendo se rehacen a mano cada mes. Nada de eso está mal hecho — simplemente no se habla entre sí, y esa desconexión es la que cuesta tiempo y negocios.

Esta guía recorre el sistema en el mismo orden en que se usa. Cada capítulo explica qué hace un módulo, para qué sirve y qué se ve en pantalla. No es material de mercadeo: es la descripción funcional de lo que la plataforma hace hoy, en producción.

El sistema se organiza en módulos independientes que comparten la misma información. Una propiedad registrada una sola vez alimenta la vitrina pública, el CRM, la ficha en PDF, la liquidación del propietario y las estadísticas, sin volver a escribirla en ningún lado.

Los módulos de trabajo están disponibles desde el plan gratuito. Lo que cambia entre planes es la capacidad — cuántas propiedades, cuántos arrendatarios, cuántos edificios —, el sitio web propio con dominio (planes Pro, Ilimitado e Inmobiliaria) y el trabajo en equipo con varios usuarios, que es del plan Inmobiliaria.

La cuenta se crea con un correo electrónico. No se piden datos de pago: el plan gratuito queda activo de inmediato y da acceso a la plataforma completa, con límites de capacidad más bajos.

Al registrarse, el sistema genera automáticamente el perfil público del agente y su dirección web propia. Desde ese momento existe un enlace para compartir, aun antes de cargar la primera propiedad.

Dónde está:Registro → Panel → Configuración

El panel es la pantalla de entrada. Reúne el estado del negocio en un vistazo: cuántas propiedades hay publicadas, cuántos interesados entraron, qué seguimientos están pendientes y qué tan cerca se está del límite del plan.

A la izquierda queda el menú con todos los módulos. Es el mismo orden que sigue esta guía, de modo que cada capítulo corresponde a una entrada del menú.

Dónde está:Panel principal

Es el módulo central. Cada inmueble se registra una sola vez con su ubicación, precio, características y material gráfico, y a partir de ahí alimenta todo lo demás: la vitrina pública, la ficha en PDF, el CRM y las estadísticas.

La carga admite fotografías en alta definición, videos alojados en TikTok, Instagram o YouTube, y recorridos 360°. Las imágenes se optimizan solas al subirlas, de modo que la vitrina carga rápido sin que nadie tenga que preparar los archivos antes.

La inteligencia artificial incluida redacta la descripción del inmueble, genera el título con que la propiedad aparece en Google y corrige la dirección registrada. No se cobra por uso ni hay que comprar créditos.

Dónde está:Panel → Propiedades

Cada propiedad avanza por estados que reflejan su momento comercial — borrador, publicada, en negociación, pausada, vendida o arrendada — y ese estado determina si aparece o no en el portafolio público.

La vitrina es el portafolio público: una dirección propia que reúne todas las propiedades publicadas, con filtros por ciudad, tipo de inmueble, precio y características. Es el enlace que el agente comparte por WhatsApp o pone en la biografía de sus redes, en lugar de mandar fotos sueltas.

Cada inmueble tiene además su propia página, pensada para que quien la reciba pueda ver la galería, el video y el recorrido 360°, y contactar de inmediato. Todo contacto desde esa página entra al CRM como un interesado nuevo, con el registro de qué propiedad estaba mirando.

Dónde está:Vitrina pública → vitrinaraiz.com/tu-nombre

Además de la vitrina, cada cuenta puede tener un sitio web completo de la inmobiliaria, con portada, sección de servicios, presentación del equipo e información de contacto. Se edita desde el panel, sin programar y sin contratar a un tercero.

Dónde está:Panel → Mi Sitio Web

Cada persona que contacta desde la vitrina entra automáticamente al CRM, con su nombre, su medio de contacto, el mensaje que escribió y la propiedad que estaba viendo. No hay que copiar nada a mano ni recordar de dónde salió.

Los interesados se organizan en un tablero de seis etapas — nuevo, contactado, visitó, negociación, ganado y perdido — donde se arrastran de una columna a otra a medida que avanza la conversación. De un vistazo se ve cuántos negocios hay en cada etapa y cuáles llevan demasiado tiempo quietos.

Dónde está:Panel → Leads

Captar inmuebles es un proceso comercial propio, distinto al de vender, y aquí tiene su propio embudo: de prospecto a contactado, interesado, en negociación, contratado y activo. Permite saber en qué punto va cada conversación con un dueño y cuáles hay que retomar.

Al firmar, el contrato de administración se guarda con su fecha de inicio y de vencimiento, y la comisión pactada queda registrada por propietario o por inmueble. Esa comisión es la que después se aplica sola en cada liquidación de arriendo.

Dónde está:Panel → Propietarios

Este es el módulo que más trabajo manual reemplaza. Se registra el contrato de arriendo con su canon y su día de pago, y a partir de ahí el sistema genera la cuota de cada mes por sí solo, avisa al arrendatario tres días antes del vencimiento y marca la mora automáticamente a los días 1, 3 y 7.

Cuando el arrendatario paga, el pago se registra con su soporte adjunto y queda armada la liquidación al propietario: cuánto canon entró, cuánto corresponde a comisión y cuánto hay que girarle. Cada giro tiene su estado — esperando canon, por pagar, pagado o retenido — de modo que en cualquier momento se sabe qué se debe y a quién.

Dónde está:Panel → Arrendatarios

Cuando se administra un edificio completo, manejarlo unidad por unidad es incómodo. Este módulo agrupa el edificio con todas sus unidades y muestra la ocupación real, los ingresos proyectados y qué apartamentos están libres y listos para publicar.

Dónde está:Panel → Edificios

Las visitas, reuniones y seguimientos se agendan dentro del sistema y quedan asociados al interesado o al inmueble correspondiente. El calendario recuerda cada cita antes de que ocurra, y desde la cita se le escribe al interesado por WhatsApp en un toque.

Dónde está:Panel → Calendario

El módulo de estadísticas responde la pregunta que normalmente se contesta por intuición: qué propiedades están funcionando y cuáles hay que ajustar. Registra cuántas personas vieron cada inmueble, cuántas hicieron clic para contactar y desde qué dispositivo llegaron.

Los datos son de uso real, no estimaciones, y se pueden exportar a Excel o PDF para presentarlos a un propietario o a la dirección. Cada lunes llega además un resumen semanal por correo.

Dónde está:Panel → Estadísticas

En el plan Inmobiliaria la cuenta deja de ser individual. Cada asesor entra con su propio usuario y ve lo que le corresponde, mientras la dirección mantiene la vista consolidada del inventario, los interesados y los resultados del equipo completo.

Los permisos se asignan por persona: quién puede ver estadísticas, quién puede administrar propietarios, quién gestiona arriendos. El equipo aparece además en el sitio web de la inmobiliaria.

Dónde está:Panel → Mi Equipo

La aplicación está publicada en App Store y Google Play y se incluye en todos los planes, también en el gratuito. No es una versión reducida: permite publicar propiedades con fotos desde el celular, atender el CRM, consultar propietarios y arrendatarios, y recibir una notificación en el momento en que entra un interesado. Todo se sincroniza con la versión web.

Fig. 15.1 — Pantallas de la aplicación publicada en las tiendas

Todos los planes incluyen los mismos módulos. Lo que se contrata es capacidad: cuántas propiedades, cuántos arrendatarios y cuántos edificios se administran. No hay funciones reservadas para el plan más caro, con la única excepción del trabajo en equipo con varios usuarios.

Para dimensionar el costo, estos son los precios publicados para Colombia por las plataformas que se usan habitualmente, revisados en octubre de 2026.

Precio del plan de entrada publicado por cada proveedor para Colombia. Tokko Broker, 2clics, Inmovilla no publican precio para Colombia, por eso no se incluyen. La comparación dimensiona el costo, no es una equivalencia funcional exacta.

Entregar la base de propietarios, arrendatarios e interesados a una plataforma es una decisión de fondo. Estas son las condiciones, por escrito.

Protección de datos

La información de propietarios, arrendatarios e interesados se trata conforme a la Ley 1581 de Habeas Data, con política de privacidad, política de cookies y canal para el ejercicio de los derechos del titular.

Portabilidad

Propiedades, propietarios, arrendatarios y cartera de arriendos se exportan a Excel en cualquier momento. Las fichas de propiedad salen en PDF con la marca de la inmobiliaria o sin marca alguna.

Acceso

Sesiones con cookies seguras, contraseñas cifradas y recuperación por correo. En el plan Inmobiliaria cada persona entra con su usuario y sus permisos.

Continuidad

La plataforma está monitoreada: los errores y las caídas se detectan de forma automática y se atienden el mismo día. La información se respalda de manera periódica.

El acompañamiento inicial se hace en vivo: una sesión con el equipo para cargar el inventario, configurar la vitrina y dejar a cada persona trabajando. No tiene costo adicional y no depende del plan contratado.

El soporte del día a día es por WhatsApp y correo, con el equipo que construye la plataforma. Las guías escritas de cada módulo están publicadas en el centro de ayuda, accesible desde cualquier pantalla del sistema.