La regla de oro
Una fila por contrato y una fila por cada pago, en hojas separadas. El error más común es poner los meses como columnas en la misma fila del contrato: se ve ordenado al principio y se vuelve imposible de sumar, filtrar y corregir al tercer mes.
Cómo armar la hoja
Hoja 1 · Contratos
Una fila por contrato: código del inmueble, dirección, propietario, arrendatario, teléfono, canon, día de pago, fecha de inicio, fecha de fin, fecha del último reajuste y porcentaje de administración.
Hoja 2 · Pagos
Una fila por cada pago recibido: código del contrato, período (mes que cubre), fecha de pago, valor, forma de pago y número de recibo.
Hoja 3 · Giros
Una fila por propietario y mes: canon recaudado, comisión, descuentos, valor girado y fecha del giro.
Con esa estructura, una tabla dinámica sobre la hoja de pagos te dice cuánto entró por contrato y por mes, y quién no aparece en el mes actual (los que están en mora).
Las fórmulas del giro al propietario
Con un canon de $1.800.000 y una administración del 8%, la comisión es $144.000 y el giro al propietario $1.656.000, antes de descuentos. El porcentaje es solo un ejemplo: cada inmobiliaria lo pacta con su propietario (más en cuánto cobrar por administrar arriendos).
La rutina de cada mes
Antes del día de pago
Cuando entra cada pago
Después del día de pago
Al cierre
Una vez al mes
Señales de que el Excel ya se quedó corto
Qué cambia con un sistema de arriendos
La estructura es la misma que la de la hoja bien armada —contratos, pagos y giros—, pero las tareas repetitivas dejan de depender de que alguien se acuerde. En Vitrina Raíz:
Para pasar, no hace falta cargar años de historial: registra los contratos vigentes con su canon y sus fechas, y empieza a registrar los pagos desde el mes en curso. Más detalle en software para administrar arriendos y, si tienes asesores, en el programa para inmobiliarias.
Preguntas frecuentes
¿Se pueden administrar arriendos solo con Excel?
Sí, con pocos contratos funciona bien si la hoja está ordenada: una fila por contrato, otra hoja con un registro por cada pago y fórmulas para la comisión y el giro. El problema aparece con el volumen, con varias personas editando el mismo archivo y con todo lo que Excel no hace solo: avisar, generar recibos y recordar fechas.
¿Cuántos contratos aguanta una hoja de Excel?
No hay un número fijo, pero en la práctica la mayoría de administradores empieza a cometer errores entre los 10 y los 20 contratos activos: pagos que se registran en la fila equivocada, aniversarios que pasan sin reajuste y recibos que se hacen aparte.
¿Cómo calculo el giro al propietario en Excel?
Para cada contrato y mes: comisión = canon recaudado × porcentaje de administración; giro = canon recaudado − comisión − otros descuentos pactados (reparaciones, servicios que se hayan pagado por el propietario). Si el arrendatario no pagó, el giro de ese mes es cero salvo que hayas pactado canon garantizado.
¿Pierdo el historial si paso de Excel a un sistema?
No tiene por qué. Lo práctico es cargar los contratos vigentes con su canon y fechas, y empezar a registrar los pagos desde el mes en curso. El Excel viejo queda como archivo del historial anterior.
Deja el Excel de arriendos atrás
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