En una frase
Por cada pago del canon, el arrendador debe entregar un comprobante escrito con la fecha, el valor y el período que cubre. En vivienda urbana es una obligación de la Ley 820 de 2003, no una cortesía.
Para el arrendatario, el recibo es la prueba de que está al día. Para el arrendador y la inmobiliaria, es el registro ordenado de lo que entró, mes por mes, y la base de la liquidación que se le entrega al propietario. Un buen recibo sirve a los dos lados.
Los datos que debe llevar
Quién recibe
Nombre del arrendador o de la inmobiliaria que administra, con su documento o NIT y un dato de contacto.
Quién paga
Nombre completo y documento del arrendatario, tal como aparecen en el contrato.
El inmueble
Dirección completa, con apartamento, torre o local. Si administras varios en el mismo edificio, este dato evita confusiones.
El período
El mes (o los meses) que cubre el pago, por ejemplo "canon de noviembre de 2026". Es el dato que más falta y el que más discusiones evita.
El valor
En números y en letras. Si hay administración, servicios u otros conceptos, cada uno por separado.
Fecha y forma de pago
El día en que se recibió y si fue en efectivo, transferencia, Nequi, Daviplata, consignación o cheque.
Si es abono
Cuando el pago es parcial: cuánto se recibió y cuánto queda pendiente de ese período.
Modelo para copiar
COMPROBANTE DE PAGO DE ARRENDAMIENTO N.º ____
Recibimos de: ______________________ C.C. ____________
Inmueble: _____________________________________________
Concepto: canon de arrendamiento de ______ de ______
Valor: $ ____________
Son: ____________________________________________ pesos
Fecha de pago: ____ / ____ / ______
Forma de pago: efectivo ☐ transferencia ☐ otro ☐ ________
Recibe: ______________________ C.C./NIT ____________
Firma: ______________________
Llenarlo a mano sirve con uno o dos arriendos. Con más, el riesgo está en el número de consecutivo, en el valor en letras y en olvidar a quién ya se le entregó.
Cómo hacerlo bien cada mes
Registra el pago el mismo día
Emite el recibo con el período
Envíalo por un medio que deje rastro
Guarda la copia junto al contrato
Errores que después cuestan
Recibo sin período
Dice "recibí $1.500.000" pero no de qué mes. Si hay un atraso, ese recibo no sirve para saber cuál quedó pendiente.
Abono registrado como pago completo
Si el arrendatario pagó una parte, el recibo debe decirlo. Si no, más adelante parece que estaba al día.
Recibos solo en papel
Se pierden, se mojan o se quedan con una sola de las partes. Siempre conviene una copia digital.
Valor en letras que no coincide
Cuando los números y las letras dicen cosas distintas, el recibo pierde fuerza como prueba.
Generarlo sin llenarlo a mano
En Vitrina Raíz, cada pago que registras a un arrendatario queda con su período, su fecha y su forma de pago, y de ahí sale el recibo en PDF:
Si administras arriendos de terceros, mira cómo funciona la administración de arriendos y la gestión de inquilinos. Para el resto del ciclo, revisa qué hacer si un inquilino no paga.
Preguntas frecuentes
¿El arrendador está obligado a dar recibo del arriendo?
Sí. En vivienda urbana, la Ley 820 de 2003 incluye entre las obligaciones del arrendador expedir un comprobante escrito en el que conste la fecha, la cuantía y el período al que corresponde el pago. Es el soporte del arrendatario de que está al día.
¿Sirve un pantallazo de la transferencia como recibo?
El pantallazo prueba que salió plata de una cuenta, pero no dice a qué mes corresponde ni que el arrendador la recibió como pago del canon. El recibo cierra esa brecha: nombra el período y la persona que recibe.
¿El recibo tiene que ir firmado?
Conviene que identifique claramente a quien recibe: el nombre del arrendador o de la inmobiliaria que administra y, si es físico, su firma. Un recibo digital emitido desde el sistema de la inmobiliaria, con sus datos y su logo, cumple la misma función de constancia.
¿Hay que hacer un recibo por cada mes?
Sí, uno por cada pago. Si el arrendatario paga dos meses juntos, el recibo debe decir qué períodos cubre. Si paga una parte, el recibo debe decir que es un abono y cuánto queda pendiente.
¿Qué pasa si el arrendador no quiere recibir el pago?
La Ley 820 de 2003 prevé que, si el arrendador se niega a recibir el canon en las condiciones pactadas, el arrendatario puede consignarlo a su favor en la entidad autorizada y ese pago se tiene por hecho. Para un caso concreto conviene la asesoría de un abogado.
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